Seguro que no te lo has planteado, pero es una opción. Tener una secretaria online o virtual, y sobre todo a tu medida.

Por qué tener una Secretaria online a tu medida.

Muchas pequeña empresa y autónomos no pueden disponer de secretaria que les ayude en los trabajos de oficina, pero hay opciones…

Y es que la oficina para muchos autónomos es un “quita tiempo”, o está abandonada a suerte, ya que además de su trabajo como profesional, el que sea, hay que atender llamadas de clientes, de proveedores, organizar facturas de compra y ventas, revisar y analizar los resultados….

Y para completar, últimamente es imprescindible estar presentes en las redes social, página web, blog …

El día no da para todo.

Opciones para tener una “Secretaria online”.

Las opciones y los servicios pueden ser mucho, pero lo mas importante a tener en cuenta es que se adaptan a tus necesidades y tu presupuesto.

👉 Optimizar los procesos, secretaria experta en ofimática .

Hacer un análisis de la gestión que necesitas, y adaptar todo los procesos para que sean fáciles de llevar y en el menor tiempo posible.

Salir

Tu vas a llevar la gestión de tu negocio de una forma eficiente.

👉 Contratar un servicio online de secretaria virtual.

Esta opción delega el trabajo en otra persona, que es la que se va a encargar llevar a cavo las tareas por ti:

• Tareas administrativas facturación, gestión de cobros pagos, y comunicaciones con el gestor para las declaraciones.
• Redes sociales.
• Web y blog.

Todo o parte adaptado a tus necesidades y las de tu negocio.

Porque necesitas el cambio.

Como empresario, aunque sean autónomo que trabajas solo, debes gestionar tu negocio “sin perder el enfoque de tu actividad”.

Dicho de forma sencilla, por ejemplo “si eres fontanero, autónomo, de lo que vives es de tus trabajos de fontanería, pero, naturalmente, también necesitas una gestión de tu negocio ya que por ejemplo las declaraciones trimestrales no las vas a poder omitir.

Para ello tienes que llevar un registro de las compras y gastos, y de las facturas emitidas.

Los cobros y los pagos conllevan una gestión de tesorería para controlar la disposición del efectivo.

Como hacerlo todo, “sin desenfocarte de tu objetivo o actividad principal”

Y si decides hacerlo tu: Consejos a tener el cuenta la gestión

Veamos unos consejos que te van a permitir que tu trabajo en la oficina sea más eficiente, un trabajo bien echo, empleando a para ello el tiempo adecuado.

• Planificar: tener una agenda física, o virtual, para saber lo que tenemos que hacer cada día es fundamental. Algo tan sencillo como el calendario Google, que todos tenemos en el móvil, que es gratuito, fácil de usar, y asequible desde cualquier lugar, puede ser una gran ayuda.
• Priorizar tareas: es un paso fundamental, ya que para ello vas a tener que llevar la productividad personal al 100%.
• Ser organizado: tanto en tu trabajo como en tu trabajo de oficina.”saber lo que tienes que hay que hacer, cuando lo tienes que hacer, y como lo vas a hacer.
• Delegar: normalmente ser multifunción no funciona. Pero cuando trabajas solo, ¿en quién delegas?. 📌 “en una secretaria online”.

Optimizar la gestión del trabajo de oficina.

Como hemos dicho, con esta opción el trabajo lo sigues haciendo tu, pero usando una serie de herramientas y utilidades ofimáticas que te van a ayudar a que sea mucho mas fácil.

Esto conlleva un estudio previo, para saber qué es lo que hacer, cómo lo estás haciendo y que necesitarías hacer, y no hacer.

A partir de ahi, se reestructuras los procesos para que sean mucho mas fáciles y se implantan las aplicaciones que puedas necesitar.

Esta opción necesita mucha colaboración y sobre todo mucho de tu parte, ya que los cambios de costumbres y hábitos son difíciles de llevar y precisas de constancia hasta que, a fuerza de repetir, se conviertas en hábitos.

Aplicaciones y procesos habituales a tratar.

Cada caso es distinto, y lo normal que que no haya que intervenir en todos, pero estos son unos ejemplo:

• Gestión de la agenda y los aviso.
• Los email y su organización
• La priorización de tareas.
• La gestión de la empresa, facturación y demás procesos de gestión.
• Hojas de cálculo para el análisis de datos
• El almacenamiento de la información para que sea fácil de acceder.
• Obtención y análisis de resultados.
• Aplicaciones móviles para acceder y archivar fácilmente los datos de gestión.
• Gestión de la redes sociales para la atracción de clientes.
• Pagina web y blog para la atracción de clientes.

Si optas por la secretaria online.

Lo primero que debes saber es que nos se trata de una app o una aplicación automatizada, sino de una persona “de carne y hueso”, que se va a encargar de realizar las funciones y tareas administrativas de tu negocio.

Naturalmente actuando bajo tus indicaciones, y a partir de la información que tu proporcionas.

Qué servicios va a llevarte

Pues se puede decir, que los mismos que en el caso anterior, pero en esta opción no serias tu quien va tener que mantenerlos.

• La gestión de la empresa, facturación y demás procesos de gestión.
• Hojas de cálculo para el análisis de datos
• El almacenamiento de la información para que sea fácil de acceder.
• Obtención y análisis de resultados.
• Aplicaciones móviles para acceder y archivar fácilmente los datos de gestión.
• Gestión de la redes sociales para la atracción de clientes.
• Pagina web y blog para la atracción de clientes.

Y por qué o en que momentos puedes necesitar una secretaria online.

• Cuando el número de horas que empleas en tu trabajo de oficina es elevado y necesitas mas tiempo para ti i/o familia.
• Vas a ampliar tu negocio, y eso conlleva un aumento del trabajo de oficina que te va a ser difícil de encajar en tu trabajo diario.
• Has intentado muchas veces mejorar la gestión que estás llevando y has probado distintas opciones pero no has conseguido implantar los cambios correctamente, por lo que no ha conseguido mejorar.
• Tienes una situación personal que se ha complicado y que te lleva a situaciones de estrés, lo cual te lleva a desviarte de tu objetivo o actividad principal.

Conclusión respecto a la secretara online.

Son mucho los casos, las necesidades personales y los puntos en los que puedes recibir ayuda.

Si has llegado hasta aquí es sin duda porque necesitas ayuda en la gestión.

Solicita tu estudio gratuito.

O si lo prefieres pide información en pincha aquí

post publicado en Diciembre de 2021.