Organizar la oficina en la era digital

El trabajo de oficina, para muchos pequeños empresarios, es un trabajo desagradable. Pero como no nos queda mas remedio que hacerlo, vamos a organizar la oficina en la era digital 💻.

Si nuestro objetivo es que nuestro trabajo en la oficina sea productivo, tenemos que empezar por el espacio de trabajo. 📝

También será imprescindible adoptar unas costumbres de trabajo, que aunque pueden parecer obvias, no les damos la importancia que tienen.

✅ 9 Puntos en tu oficina que debes repasar su estado.

Organizar la oficina en la era digital, no es una tarea fácil principalmente porque es un mundo que cambia y evoluciona constantemente y en el que no debes quedarte atrás.

Organizar tu mesa

La mesa desorganiza y con sobrecarga de papeles genera estados de estrés. Y eso no lo queremos.
Si controlamos esta situación conseguiremos ser mas productivos en nuestra oficina.

Por otro lado, si la mesa es un caos, sólo con verla se te quitan ganas. La primera impresión va a ser que hay mucho trabajo que hacer, y «se te quitan las ganas».

Consejo 📢
Usa bandejas y carpetas para tener todos los papeles organizados.
Usa los post.it, para poner reseñas en los documentos que necesites saber cuál es el fin de estar en esa carpeta o bandeja.

No olvides tu bienestar.

Que el puesto de trabajo sea un lugar agradable, con la luz adecuada, mesa y silla con la altura idónea para no cargar la espalda y los hombros.

No olvides los descansos. No tienen por que ser largos, simplemente con levantarte dela silla y dar un pequeño paseo, hacer unos estiramientos, te van a llevar un máximo de 2mn y vas a ganar en salud.

Si estás en un sitio ruidoso o con mas personas trabajando a tu alrededor, usa los auriculares para ayudar a la concentración.

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Prepara el día siguiente

Al final del día es importante guardar 10mn para repasar el día, lo que hemos hecho y lo que se nos ha quedado para mañana.

Que tenemos ya programado para mañana, y reorganizar las tareas que sea preciso.

Priorizar tareas.

Es importantísimo acostumbrarse a priorizar las tareas.

Demos un repaso con el post «cada tarea en su momento»

Recordad: organizar y diferenciar lo importante de lo urgente.
Poner fecha de inicio y fin para evaluar el tiempo que hemos dedicado y saber si ha sido el adecuado

Acostumbrarse, si no lo hacer, a llevar una agenda y/o calendario dónde anotar las tareas con fecha de inicio y fin, procurar que sean muy visuales, añadiendo colores y títulos. Poner avisos.

Detectar la hora mas productiva.

Su fin es hacer la tareas que precisan mayor concentración en esos momento en lo que tememos menos interrupciones.

Según tu actividad y tus horarios de trabajo esta hora puede cambiar, pero por lo general, las horas tempranas, suelen ser las mas tranquilar. Busca la tuya.

Prepara las reuniones.

Si eres de los que tines reuniones de empresa, con clientes o con proveedores, es importante preparar la reunión y establecer un «orden del día» para seguir.

Esto nos sirve tanto para las reuniones físicas como para las reuniones por videoconferencia.

Estas últimas, debido a la actual situación de alerta COVID, son mas frecuentes, y el peligro es que, también por la situación de alerta, no salimos mas del tema de la reunión.

Los email.

Como comentamos en el post Demasiados correos en la bandeja de entrada es muy importante tenerlos organizados, y sobre todo, que no estés constantemente revisándolos.

Importantisimo: establecer un espacio de tiempo para leer y atender los email.

Las llamadas.

Al igual que los email, debes establecer una hora para realizar todas las llamadas pendientes.

También es aconsejable, que las trates de forma similar a una reunión. Prepara una lista de los temas a comentar, a fin de que la llamada no se alargue más de lo previsto.

Almacenamiento y acceso virtual a la documentación y las herramientas.

Tener los menos documentos posibles en papel, aparte del tema ecológico, ayuda al acceso rápido a la información.

A la vez que, tanto su obtención como su proceso y envío van a ser mucho mas rápido y desde cualquier lugar.

Y si estás en situación de teletrabajo, se ha hecho imprescindible.

Y si tu reorganización se debe al teletrabajo

Cuando tu trabajo ha tenido que cambiar la organización porque ahora trabajas desde casa, debes de tener en cuenta estas características diferenciadoras.

• El lugar de trabajo va a ser distinto, asegúrate que sea un lugar cómodo y sin distracciones.
• Comprobar que disponemos de todos los medios para desarrollar el trabajo, ordenador, conexión rápida y segura, y las aplicaciones y accesos necesarios a las aplicaciones.
• Establecer los horarios de trabajo y, naturalmente, las tareas a realizar cada día.
• Mantener el contacto con la empresa, con los compañeros, que no te sientes «sól@ ante el peligro».
• Y por último, pero muy importante, vestirte y arreglarte como si fueras a la oficina, pasar el día en pijama no anima.

En conclusión

Todo esto se resume en 5 puntos que revisar en tú «que hacer» diario.

👉Organizar el puesto de trabajo.

Preparar adecuadamente tu puesto de trabajo, ordenar la mesa, agendar las tareas, ya sea en agenda física o digital, organizar el tiempo que empleas en cada una de las tareas.

👉Evitar las distracciones.

Olvidémonos del teléfono, whastapp y el resto de las redes, al no ser que tu trabajo dependa de ello.

Organizar los momento para hacer las llamadas y atender los email.

Y si trabajas en casa, y seguramente en el salón, olvídate de la tele.

👉No procrastinar.

O mas coloquialmente «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy».

Normalmente solemos aplazar aquellas tareas que no nos gustan y con las que nos sentimos incomodos. Pero si lo tienes que hacer, por que esta es programación de tareas, hazlo y olvídate.

Cada tarea tiene un principio y un fin, para que podamos evaluar si el tiempo empleado en ella es el adecuado, por lo tanto, aunque no te guste, hay que hacerlo en su momento.

👉Organizar el tiempo.

Si no quieres que se convierta en un trabajo sin fin, organizate.

Mantener la agenda, horarios y límite de horas para realizar las tareas.

Aunque pueda parecer utópico y al principio parece que nunca cumples con los tiempos que te habías establecido, según pase el tiempo y mantienes ciertas rutinas verás que los tiempos de ejecución se van acerando a lo previsto, y se van cumpliendo.

Lo mas importante de todo esto es que poco a poco «ganas tiempo».

👉Usar las herramientas disponibles.

Al día de hoy, existen infinidad de aplicaciones y herramientas gratuitas y no gratuitas, que te pueden ayudar en el día a día.

Las tienes disponibles tanto para el ordenador como para el móvil.

Te recuerdo algunas aplicaciones que te pueden útiles.💯

En Resumen

Desde Consultoría Informática ayudamos a personas como tu, que han visto la necesidad de organizar la oficina en la era digital.

En nuestro proyecto te ayudaremos a elegir las aplicaciones mas adecuadas para ti, y te damos la formación a medida que necesitas para ponerte al día con ellas, sin perder emplear mucho tiempo.

Pide y estudio gratuito. 🔔

Y si os ha gustado os agradezco vuestro comentarios y que califiquéis el post.

¡Hasta el próximo!