¿Cómo optimizamos nuestro trabajo diario?

La ofimática, si duda, ha sido un gran paso para conseguir optimizar nuestro día a día.

¿Qué es la Ofimática?

Es el conjunto de herramientas de informática que se utilizan para optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en la oficina. (Acrónimo de informática + informática).

Hemos pasado de la máquina de escribir y la calculadora, al ordenador, y sus diverso programas. Normalmente con procesador de textos, hojas de calculo y programa de gestión.

Y es que el concepto Ofimática, incluye tanto los elementos físicos, Hardware,  como los no físicos, Software. aunque nos vamos a centrar en las herramientas de software.

¿Cuáles son esas herramientas?

Y lo más importante, ¿usas esas herramientas de forma adecuada a tu puesto de trabajo?

Cuando hablamos de ofimática, pensamos directamente en Microsoft Office. Sin duda es una de las mas completas, pero disponemos de otras opciones  que son igualmente eficientes.

Seguro has participado algún curso, en el que has visto las múltiples posibilidades de alguna de las aplicaciones de este paquete de software. Pero después no has sabido implementar en tu trabajo, o simplemente no lo necesitas.

El objetivo, optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos, usando las herramientas mas adecuadas y las opciones que necesitas.

O por el contrario, puedes necesitar reforzar algunas de las funciones que tienes mas obsoletas.

O nuevas aplicaciones que necesitas incorporar a tu curriculum.

Herramientas mas usadas en la empresa

Ya hemos comentado que la primera idea se va a Microsoft Office, pero existen otras alternativas gratuitas como OpenOffice.

Ambos incluyen las siguientes aplicaciones:

• Procesador de Textos: Permite crear, editar y modificar documentos de texto y mucho mas, ya que permite la inclusión de imágenes, gráficos, tablas.
• Hoja de Cálculo: como su nombre indica su función principal va ser facilitar los cálculos, pero es algo mas, ya que es una potente herramienta para resumir y procesar listas de datos.
• Base de datos: quizá sea la menos usada ya que por lo general tenemos un programa de gestión que nos hace esas tareas, pero si no es así es una opción ideal.
• Programa para crear presentaciones: para esquematizar reuniones y los procesos.
• Programa Cliente de Correo electrónico: donde descargar y gestionar las distintas cuentas de correo.

Qué otras opciones tenemos a estos paquetes

• Office online: Mas reducida en opciones y que se puede usar creando una cuentas Microsoft. Por defecto se graba en OneDrive. Aplicación de almacenamiento en la nube.
• Aplicaciones Google. También son aplicaciones sencillas pero en la mayoría de los casos resuelven las necesidades rutinarias. Almacena por defecto en Drive, la unidad de almacenamiento en la nube. También dispone de complementos, que según las necesidades, hace de estas, unas  aplicaciones mucho mas completas.

Otras aplicaciones complementarias:

• Agenda y gestor de tareas: incluida en Outlook, office onlines y Google. Más información..
• Aplicaciones de Notas: que actualmente se convierten en mucho mas que notas como OneNote, keep, o Evernote, todas ellas con aplicaciones descargables, app para móvil y trabajo en la nube. Mas información…
• Para la gestión y la colaboración de proyectos, las aplicaciones de notas nos pueden ser también útiles, existen aplicaciones mas especializadas como Asana y Trello, ambas online y con app móvil, y que en sus versiones gratuitas son bastante completas.
• Almacenamiento en la nube, aunque ya los hemos comentado, es útil tener almacenamiento en la nube como  OneDrive, Drive, DropBox o Box. Todas disponen de un espacio gratuito que puede ampliar con las opciones de pago.
• Gestión contable Online: También disponemos de diversidad de aplicaciones online para facturación y contabilidad, con cierto número de movimientos gratuitos y para mas movimientos opciones de pago, en cualquier caso bastante accesibles.

Todas estas aplicaciones online, tienes también su app móvil por lo que nos permite tener a mano toda la información necesaria de nuestra empresa en cualquier momento.

Otras aplicaciones móvil como CamScanner y CamCard, nos van ayudar desde el móvil a escanear documentos o tarjetas de visita, que pasan directamente a contactos si así lo deseas.

Conclusiones

Como vemos la Ofimática abarca todas las áreas de una empresa y no sólo las áreas administrativas, que son las que mas información manejan en su trabajo diario, sino que también en la gestión de procesos y proyectos, para que no se pierda nada.

Hay que descartar el concepto erróneo de que la tecnología de la información sólo es aplicable a grandes empresas, ya que como hemos visto existen aplicaciones generales a precios muy accesibles.

Debemos de sacar el mayor provecho a estos recursos a favor de la productividad. Renuévate

Y para su implantación y puesta en funcionamiento disponemos de la tecnología para hacerlo online, tanto para formación, como para la implantación.