Oficina eficiente con las nuevas tecnologías

Internet ha cambiado nuestras vidas y nuestra forma de trabajar y aplicado a nuestro negocio llegaremos a una oficina eficiente con las nuevas tecnologías.📝

Desde que apareció Internet, hasta el día de hoy, en uso de las nuevas tecnologías ha crecido de forma exponencial. Internet está en nuestra vida privada como en nuestro negocio.📈

¡Y sigue creciendo!📈

Accedemos a Internet desde casa, el trabajo usando el ordenador, móvil y/o Tablet, desde cualquier lugar.🏕

Trabajo de oficina eficiente con las nuevas tecnologías.✅

A partir de de esta característica de poder usar Internet desde cualquier lugar, surge entre otras el trabajo colaborativo online.

📢 Varias personas trabajando en el mismo proyecto desde diferentes localizaciones y con el mismo objetivo y usando los mismos datos.

La idea de no tener que comprar aplicaciones de gestión sino simplemente de suscripciones para su uso están cada vez más implantadas.

Libros, agendas, organizadores, copias de seguridad, a toda la información accedemos desde un dispositivo con accedo a Internet.

Y los mas importante, contribuya a hacer el trabajo de oficina eficiente con las nuevas tecnologías.

Vamos a conocer las soluciones que internet pone a nuestra disposición para la gestión, organización, productividad, marketing, almacenamiento…

Así tenemos 2 aspectos que nos han llevado a todo esto:

CLOUD COMPUTING o en la nube.

La nueva forma de usar las aplicaciones y la información, que las empresas consumen y usan estos servicios sin tener que hacer grandes inversiones en tecnología.

De esta forma de trabajo surgen 3 usos de Cloud computing:

• SaaS o Software as a Service: El software se usa directamente desde Internet, de forma que los usuarios pueden conectarse y usar el software tanto desde ordenadores como desde dispositivos móviles.
• IaaS o Infrastrucure as a Service: En lugar de comprar sistemas informáticos como servidores, software y equipos red, todos estos recursos es contratan.
• PaaS o Plataform as a Service: la plataforma que proporciona servicios, como puede ser el correo electrónico, la mensajería o la gestión documental.

La telefonia inteligente, los smartphone.

Desde 1993, que apareció el primer smartphone, totalmente inaccesible por su elevado coste, pasando por las primeras PDA, hasta que llegó blackberry en 2002. Todos ellos se consideran los precursores de los actuales smartphone, con potentes procesadores, conexiones muy rápidas y cientos de App descargables.

Servicios de aplicaciones.

Microsoft, por su amplia implantación de su sistema operativo en los equipos de escritorio y portátiles, siempre ha proporcionado paquetes de servicios y aplicaciones de forma gratuita a fin de completar su sistema operativo.💻

Apple, también dispone de paquetes y aplicaciones básica para su sistema operativo Mac Ios desde Icloud💻

Soluciones para el tratamiento de datos usando las nueva tecnologías.

Se puede decir que se ha estandarizado el uso de paquetes ofimáticos, con el predominio de determinados formatos que guardan relación con las aplicaciones mas extendidas y conocidas como puede ser documento PDF de Acroat o documentos DOC o DOCX de Word.📝

Así por ejemplo Office, tiene versiones que se pueden usar online, app para móvil, versión compatible con Mac, y a plicaciones para usar desde los servicios en la nube, por ejemplo Dropbox y naturalmente desde skypeDrive(ahora OneDrive).📝

Desde este enlace puedes ver las aplicaciones que ofrece tu cuenta Microsoft

Google también tienes su propias aplicaciones web, doc, calc, presentaciones, formularios, sólo con estar registrado con una cuenta Gmail.

Aparte de las aplicaciones de procesador de texto, hoja de calculo, presentaciones, tenemos aplicaciones para la organización como OneNote o Evernote, para crear notas, aviso, archivos u crear una organización.

App como CamScan, que nos permite usar el teléfono como un scanner guardando el documento escaneado en formato PDF.

Los lectores y creadores de códigos QR

Agendas y calendarios Online para la organización.

Almacenamiento de la información

Cuando tenemos que llevar la información disponemos de dispositivo físicos:

• CD y DVD ya casi no usados con este fin.📄💿
• Discos duros portátiles, ya usados mas para copias que para llevar información.
• PenDrive o Scandisk
• Tarjetas de memoria SD, mini o micro.

Pero estos sistemas tienen el riesgo de que se pueden perder o deteriorar.
También tienen la desventaja de que la información que se almacenado en ellos, sólo se puede actualizar por la persona que lo tiene en su poder, algo poco efectivo para le trabajo colaborativo. ✅

La solución, «cloud computing» o almacenamiento en la nube, que de forma gratuita o con cuotas , permiten el almacenamiento de información y así prescindir de los soportes físico y ayudar al trabajo colaborativo.

Soluciones de Comunicación

Uno de los principios fundamentales de la productividad es disponer de medios de comunicación instantáneos y con disponibilidad geográfica:

• Así tenemos a nuestra disposición servicios de video conferencia como Skype.
• Mensajería móvil o de video conferencia como WathsApp, Messenger.
• Correo electrónico, Hotmail, Gmail, Outlook.
• Sesiones compartidas entre varios miembros como Zoom.

Marketing y promoción.

Con la aparición de las nueva tecnologías ha cambiado la forma de promocionar las empresas, productos y personas.

Con el auge de las redes sociales esta presencia ha cambiado desde la página web a perfil en las redes sociles.

Las redes sociales han proporcionado un medio de marketing a las empresas que con pequeño costes pueden acceder a un público masivo.

Además proporciona una relación mas cercana con los consumidores, permitiendo detectar rápidamente el grado de éxito o satisfacción.

También es de destacar el uso de blogs, para dar a conocer nuestros productos o servicios, ya sean blogs personales, corporativos o temáticos.

Soluciones para la organización

En la actualizad casi sin darnos cuenta manejamos gran cantidad de información, email, contactos, fechas, horarios de reuniones y/o eventos, notas, tareas, etc…

Cuando es poco lo llevamos mentalmente o en una agenda de papel, pero actualmente ni es posible ni tenemos la costumbre, ya que es el ordenador y el móvil los que manejan esa información de forma sincronizada.

En cualquier para el buen uso de las nuevas tecnologías debemos elegir el proveedor de todos esos servicios, que a ser posible debe ser uno sólo, a fin de que la información esté lo mas sincronizada en todas las aplicaciones.

A aplicaciones que ya hemos mencionado como Evernote, o CamScan podemos añadir otras como Asana, Trello o CamCar(para escanear tarjetas de visita y pasar a contactos.

Si quieres conocer algo mas sobre Evernote

Aplicaciones para la seguridad

Actualmente disponemos de gran variedad de antivirus para todas las soluciones y a distintos precios.

Sistemas de protección infantil para el ordenador y el móvil.

Así como aplicaciones para localizar le móvil en caso de extravío o robo.

Soluciones para la gestión usando las nueva tecnologías

Disponemos de aplicaciones y web que nos van a permitir desde escanear una factura y subirla al programa de gestión hasta poder llevar toda la gestión de tu negocio desde aplicaciones móvil.

Tenemos a nuestra disposición aplicaciones muy específicas para los distintos sectores con facturaciones diferenciadas, incluso TPV Online.
Conoce algunas propuestas aquí

Las gestiones bancarias, ya están a la orden del día.

Otras Aplicaciones

• Aplicaciones y web online de almacenamiento, edición, y retoque fotográfico: pixaabay, picmonkey.
• Aplicaciones para el diseño de carteles, tarjetas, membretes, … de forma sencilla como Canva o Crello. Descargate el manual.
• Editores de video: Imovie o filmora.
• Mapas, tanto 3d como vía satelite o directamete GPS.
• Conexiones en ordenadores remotos Team viewer.
• Diccionarios y traductores de distintos idioma.
• etc…🔈🔈