¿Eres de los que te has creado una cuenta de correo Microsoft, que usas poco, y no sabes qué mas tienes a tu disposición?

Ahora vamos a dar un repaso a esa útiles aplicaciones que Microsoft ofrece y pone a tu disposición, de las cuales algunas conocerás y otras quizá no, pero que en cualquier caso van a ser muy útiles en tu oficina.

El correo.

Microsoft, tiene varios dominios para el correo, entre ellos hotmail.com, hotmail.es. msn.com, outlook.com u outlook.es.

Seguro que has usado tu cuentas de correo para enviar y/o recibir email.

O que lo uses como cuenta en tu móvil.

O incluso como cuenta  para suscribirte a las redes sociales.

Directamente asociado a la cuenta de correo está asociada aplicación de contactos, la cual puedes o no tener sincronizada con tu móvil.

También relacionada con el correo, tenemos el calendario y las tareas, que entre ambas nos permitirá usar estas aplicaciones como completas agendas y recordatorios.

 Otras características del correo.

Lo primero veamos la descripción del la pantalla de Correo.

1. Botón de la Aplicaciones Microsoft.
2. Botón de configuración.
3. Barra de opciones para el correo.
4. Lista de carpetas
5. Barra de búsqueda
6. Lista de correos de las carpeta que tengamos seleccionada.
7. Opciones de acceso rápido desde Outlook a calendario, tareas y contactos.
8. Vista precia del email seleccionado.

Este aspecto se puede cambiar desde el menú de configuración.

Organizar los correos.

Tenemos en lado derecho la lista de carpetas donde se organizan los correos Recibidos, Enviados, Borrador…

Pero podemos crear nuevas carpetas para organizar lo correos y no tener que buscarlos en listas demasiado extensas.

Cómo lo hacemos:

1. Usar la opción <Carpeta Nueva> que encontrarás al final de la lista de carpetas. Poner nombre a la carpeta, y listo. Si queremos que sea una subcarpeta, sólo tenemos que arrastrar hasta la carpeta de la que queremos que dependa.
2. O también con el botón derecho del ratón en la carpeta que deseemos y elegir <Crear Carpeta>.
3. Si queremos cambiar el orden, o de una carpeta a otras sólo tendremos que seleccionar y arrastrar.

Buscar Correos

Las búsqueda de email, desde la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla.

Podemos escribir directamente las palabras clave a buscar o especificar aún más haciendo clic en <filtros>, en la parte derecha de la barra.

Esto nos abre un cuadro de dialogo donde podremos especificar mucho más el correo que estamos buscando.

Otra forma muy sencilla de organizar, para luego buscar fácilmente, es clasificar los correos con categorías, así nos añade una etiqueta de color, por la que será fácilmente identificable

Crear la firma

Desde el menú de configuración, abajo, hacemos clic en <ver todas las configuraciones de Outlook>/<Correo>/<Redactar y Responder>.
En esta ventana, vemos un cuadro de texto, donde montaremos la firma, que queramos incluir en nuestros menajes.
Puede estar formada por texto, y/o imágenes.
Seguido tienes 2 casillas de verificación:
– Incluir la firma en los nuevos mensajes.
– Incluir la firma en los mensajes reenviados o respondidos.
Si no hemos marcado alguna de las casillas, y queremos incluir la firma en un mensaje, haremos clic, en mas <mas opciones> al lado del botón <enviar>, <rechazar> y elegimos <agregar firma>

Crear respuestas automáticas

Desde el menú de configuración, abajo, hacemos clic en <ver todas las configuraciones de Outlook>/<Correo>/<Respuesta automáticas>
Al activar la opción, podemos elegir el margen de fechas en el que estará activo el mensaje.
Escribiremos el mensaje que queremos enviar.
Y marcar o no, la casilla de enviar sólo a los email de nuestros contactos o a todos email.

Crear correos automáticos, plantillas.

Al crear un nuevo mensaje, en <mas opciones> también tenemos la opción de Plantillas.
Pedemos crear nuevas plantillas, o usar para el correo actual alguna de las ya grabadas.

Respuestas sugeridas.

Para las respuestas sugeridas tenemos te tener en cuenta 2 acciones con configuración:
– En <Correo>/<redactar y responder> tendremos marcadas la opción <Respuestas sugeridas>.
– Y en <correo>/<Administrador de mensajes> seleccionaremos la confirmación del lectura , <enviar siempre una respuesta>

Crear reglas automáticas

Cuando queremos que ciertos correos se organicen de una forma determinada, lo mas útil son las reglas automáticas.
Desde configuración/Correo/Reglas tenemos la opciones para su creación.
– Daremos un nombre a la regla.
– Qué condiciones tienen que cumplirse para que se ejecute la regla.
– Qué acciones tomará cuando se cumpla.

Office online

Junto al correo electrónico naturalmente va unido los los contactos y las tareas, todo ello sincronizable con el móvil. El calendario también está relacionado con el email, pero para el móvil necesitamos una app aparte.

Las aplicaciones propias de office, Word, Excel, PowerPoint, tienen su versión gratuita online. Bastante reducidas pero nos permiten ver los documentos de las versiones de escritorio, y crear documentos, que se grabarán en la nube, ya sea en OneDrive u otra que elijamos.

Almacenamiento en la nube

Microsoft pone a nuestra disposición 2 opciones de almacenamiento, Fotos, y OneDrrive. Ambas son sincronizables con los móviles y tablet. Con un total de 5Gb gratuitos para almacenaje.

OneNote

Aplicación para la gestión de Notas. Aunque al igual que Evernote, es mucho mas que notas, ya que permite, guardar documentos y enlazar con otras aplicaciones.
Desde el móvil, nos puede servir, tanto para escribir o dibujar con el dedo, como para incluir una foto en una nota o servirnos de scanner para fotografiar documentos.

Skype

Aplicación para videoconferencia y chat. Fácil de usar.

Form

Una forma rápida y sencilla de crear y compartir formularios y encuestas, o si es para curso, text de evaluación.

Sway

Una forma de interactuar y crear vistosas presentaciones combinando fotos y textos, para después publicar.

Notas finales.

Como vemos con aplicaciones gratuitas podemos cubrir gran parte de nuestra gestión.
Estas han sido las aplicaciones que Microsoft ofrece de una forma gratuita, aunque siempre vamos a tender a usar si aplicación completa.

Te aconsejo un vistazo a otros post anteriores como el de las aplicaciones top