La agenda en la gestión del tiempo, imprescindible para una buena Eficiencia Laboral.

Si hablamos de productividad, la primera idea que nos viene a la mente es “hacer más en menos tiempo”.

Pero ya sabemos que no sólo es eso.

¿Cuántas veces te has tenido que quedar un rato mas en el trabajando porque se había quedado pendiente una tarea que era importante?

Esta situación y otras similares son las que tenemos que identificar para poder organizarlas de forma apropiada.

Las recomendaciones para la gestión de la agenda comienzan por organizar la semana, siempre antes de empezar la nueva semana. Es decir, como última tarea del viernes o guardar un rato del domingo para organizar la semana. Y naturalmente el lunes, ya que la siguiente tarea es organizar el día al final del día, el siguiente.

La forma mas sencilla de hacer todo esto es con una agenda, y con la imposición de que la seguimos al pie de la letra.

Por dónde empezar.

1. Analizar y conocer cuanto tiempo nos ocupa cada tarea o vamos a dedicar a una tarea. Para saberlo, empezaremos al revés, anotaremos durante el día las tareas que vamos haciendo y cuanto tiempo nos ocupan.
2. Controlar las interrupciones, ya que por lo general alargan las tareas.
3. Aprender a diferenciar lo importante de lo urgente, y sobre todo lo que se puede delegar.
4. Diferenciar chapuza, eficiencia, perfeccionismo.

Estos cuatro puntos nos ayudan a identificar las situaciones, y debemos empezar anotando todo lo que ocurre, para contar con la mayor información para después programar correctamente la agenda. Y cono resultado final, tener la oficina en pleno funcionamiento.

Empecemos a poner cada cosa en su sitio y en su momento.

• Planificar, puedes pensar que siempre habrá algo que “fastidie” lo planificado, pero hay que pensar en el efecto que tiene la planificación, y es que te relaja, ya que al apuntarlo, no piensas que se puede olvidar.
• Programar, para saber cuando se va a realizar cada tarea.
• Aprender a decir no, porqué la mayoría de las programaciones falla al realizarse tareas no programadas.
• Aléjate de los ladrones del tiempo:
  • Mensajería, desconéctala.
  • Redes Sociales. Desconéctate.
  • Reuniones. Prepáralas, se puntual, apunta los datos de la reunión, para después hacer le acta de la reunión.
  • Visitas: si no puedes evitarlas, procura mantenerte de pie para hacerlas mas cortas y en cualquier caso ponlas un tiempo de duración.
• Organizar las tareas y escalar en importancia, o si te parece mas práctico, márcalas con colores con la misma función, escalar la importancia.

Y ahora toca gestionar la agenda.

1. Naturalmente empezamos por elegir, la mas adecuada para nosotros:
   1. La clásica en papel.
   2. Las agendas digitales.
   3. Calendarios como el de google o Outlook.
   4. Aplicaciones de notas como Evernote u OneNote.
2. Si las tareas son demasiado largas desglósalas. Para su gestión lo mas fácil es un diagrama de Gantt.

   

3. Dedica al menos 15mn al final de la jornada para organizar el día siguiente.
4. Llévala siempre contigo, en cualquier momento puede ser necesaria una consulta, o tomar nota de alguna idea que se nos ocurra.
5. Los descansos entre cambios es tareas, donde podemos realizar trabajos manuales que no necesiten tanta concentración, un café, un paseo por las instalaciones, despejaremos la mente y el cuerpo.
6. Anotamos sólo lo imprescindible, y reservamos las primeras horas, para las tereas que nos exijan mayor concentración, ya que estaremos mucho mas frescos.
7. Lo correos, aplázalos al menos hasta la segunda hora. Usa con ellos las mismas técnicas de organización de que con la agenda, y procura utilizar un tiempo determinado.

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