EVERNOTE: Esencial para empezar

Evernote, es una de las primeras aplicaciones que propongo  para comenzar la renovación digital. Con Evernote podemos optimizar la eficiencia en el trabajo y la organización personal.

¿Que es Evernote?

El primer paso para que el trabajo no se convierta en un “dolor”, es poner tu vida en orden.

Y que mejor forma que con una excelente aplicación, que en su versión gratuita es totalmente efectiva.

Evernote, es un programa para notas, organizarlas y tenerlas disponibles en cualquier dispositivo (ordenador, móvil, Tablet) o incluso desde la versión web.

Y lo mas importante, todo siempre sincronizado, a pesar de que la versión gratuita sólo permite sincronizar 2 dispositivos, pero siempre existe la web.

Existen tantas aplicaciones en la nube que en ocasiones nos encontramos con la información dispersa entre varias plataformas, pero Evernote, también, para este caso es el organizador perfecto.

Pero Evernote es mucho mas que notas, ya que puede contener, texto, fotos, enlaces, audios, textos de escritura a mano, listas de tareas, añadir notificaciones a las notas.

Enlazar páginas web que se de interés o email que debas tener a mano.

Guardas exactamente lo que quieres y sabes donde encontrarlo.

Si lo combinamos con el uso de Google Calendar, ¡Ya no se escapa nada!

La organización: Notas, Libretas y Etiquetas.

Dos niveles de organización para las notas.

Ambos se complementan, pero presentan una disyuntiva:

• Usar pocas libretas, y agrupar las notas con las etiquetas.
• O al contrario, hacer una organización esquematizada usando libretas y pilas, y las etiquetas solo se usan para la búsqueda.

Desventajas del uso de etiquetas:

• Las etiquetas no funcionan de la misma forma en todos los dispositivos, por lo que dificultan su localización. (Por ejemplo, las app móvil, no permiten anidar etiquetas o las ordenan en orden alfabético, por lo que se pierde la organización hecha en escritorio).
• Otro problema es que se nos olvide poner etiqueta a la nota, por lo que quedará perdida.
• Si cometemos un error al escribir, nos creará otra etiqueta, sin ningún aviso.
• Las etiquetas no funcionan cuando compartes notas, ya que no puede compartir grupo de etiquetas.
• Cuando comparten contigo, lo que ocurre es que, si tiene alguna etiqueta, te la crea, ya que esa no existe.

El uso de libretas y/o pilas, da una organización mucho mas visual y esquemática de las notas, que es visible en el panel izquierdo de la aplicación.

Además, permite incluir libretas en el área de atajos o incluso compartir una libreta con todas su notas.

Sin embargo, las notas están limitadas a 250 en la cuenta simple, y solo se pueden esquematizar en 2 niveles , pila y libreta.

¿Qué aporta Evernote?

Te encantará la herramienta Web Clipper

Como ya os he dicho, me encanta, actualmente no está disponible para Edge, pero creo que no es un problema.

Puedes capturar desde sólo enlace, una parte de la página web, o la web completa. Y en el momento de la captura podemos etiquetar o poner en la libreta que deseemos.

Una vez hecho esto, ya la tenemos en todos los dispositivos.

También puedes captura correos desde el navegador, de forma que puedes tener los correos que necesitas un tratamiento especial, accesible fácilmente.

Lo veremos así en la barra del navegador:

Puedes construir tu propia base de datos personal

Yo me lo tengo organizado en una libreta, con una nota por persona, y por medio de etiquetas diferencio la relación con ellos, personal, trabajo, cliente, proveedor, contacto…. Si tengo tarjeta, la escaneo desde el móvil y la incluyo, la ventaja de esto es que al buscar a una persona lo puedo hacer por los datos de la tarjeta.

Puede etiquetar y encontrar siempre sus notas.

Ya que hemos hablado de búsquedas, también puedo grabar notas de voz o notas dictadas, incluso si la escritura es clara puede buscar y encontrar notas de escritura a mano.

Capturar todas idas brillantes del día, guardar y anotar todas las ideas que se te ocurren durante el día, para después colocarlas en la libreta correspondiente o etiquetarlas para uso.

Organizar las reuniones y proyectos con los clientes.

Yo tengo una ficha plantilla para reuniones o notas sobre trabajos, que luego puedo compartir.

Ideal para preparar reuniones con toda la documentación necesaria a mano, o con enlaces para acceder fácilmente a ellas.

Lo mismos ocurre si en lugar de una reunión preparas un viaje o una fiesta.

Puede digitalizar recibos y documentar gastos.

Puedes necesitar digitalizar los documentos de gastos e ingresos para tenerlos todos juntos y accesibles cuando termina el trimestre y hay que enviar a la gestoría.

Llevar un calendario diario o semanal,

En el que incluimos los accesos a las notas que intervienen en la actividad programada para ese día o esa semana.

Tener una nota que es un incide de notas

Muy útil cuando queremos tener las organizadas podemos crear una tabla de contenido para un proyecto en concreto.

Las listas de tareas.

Algo tan sencillo como una lista de tareas, donde poder marcar las que están hechas o no. Y lo mas sorprendente, poder buscar las listas de tareas donde tenemos tareas pendientes.