La organización y la gestión devuelve tiempo.ASANA

La organización y la gestión devuelve tiempo.
Asana una aplicación clave para la organización y gestión de proyectos.

Parece que cuando se habla de Asana, es una aplicación ideal para la comunicación y gestión de proyectos para grandes organizaciones.

Pero también es una utilísima aplicación cuando no eres una gran empresa.

¿Demasiadas tareas a organizar?

Nos gusta ver como nuestro crece y/o evoluciona con el paso del tiempo, este es el camino deseado.

Pero los los autónomos tenemos «muchas cosas» que recordar, «todos los departamentos de la empresa en una sola persona, tú o yo.

Llega el momento de tener todo anotado y organizado, nuestro trabajo, nuestra vida personal, esto nos ayuda a mantener el estrés a raya.

¿Cuantas veces te has despertado por la noche, pensando que «mañana no se me puede olvidar hacer…», y no consigues dormirte, hasta que no te levantas y te lo apuntas?

Disponemos me muchas aplicaciones web pero hoy vamos a centrarnos en ASANA, una aplicación web para organizarte mejor.

Si quieres conocer otros propuestas visita mi post Herramientas para organizarse

Si has oido hablar de ella seguro que tienes la idea de que va dirigida a empresas con departamento y equipos de trabajo que comparten objetivos y proyectos.

Hoy vamos a ver Asana como una «agenda personal» para llevar tus proyectos, tareas de trabajo y personales bien organizadas y que no se escape ninguna.

«Descubre cómo la organización devuelve devuelve tiempo»

Cómo Asana nos lo pone fácil.

El uso es sencillo de entender, sólo hay que seguir un esquema organizativo en varios niveles:

• Al darnos de alta se crea el espacio de de trabajo «Administrador general de proyectos».
  Pero si necesitas diferenciar mas espacios de trabajo, puedes crear otros desde tu perfil/mas/Crear nuevo espacio de trabajo.
• El siguiente paso será crear «Los Proyectos», estos van a ser la forma de agrupar las tareas por temas.
  Por ejemplo: «Reorganizar el almacén» / «Gestionar para la ampliación»/»Seguimiento de pedidos de compra y/o Venta».
• Creamos las «Secciones», para crear niveles de organización, si es necesario.
• Y acto seguido, a cada proyecto añadiremos sus «Tareas» o gestiones a realizar, con su fecha para la realización, descripción, documentos adjuntos, comentarios, etc…
  Estas no tienes por qué crear todas desde el principio, y podrás ir añadiendo nuevas tareas o darlas por terminadas.
  Incluso, puedes crear, si fuera necesario, subtareas.

Y a trabajar.

Una vez creada esta estructura base, ya podemos gestionar nuestras tareas.

Veamos como la Organización y la gestión devuelve tiempo

En la versión gratuita, podemos ver nuestro esquema en forma de Lista, Tablero o Calendario.

También desde el panel izquierdo, desde «Mis Tareas», puedes ver toda la lista de tus tareas, independientemente del proyecto.

Por defecto veremos las tareas sin finalizar, pero desde la barra de tareas, puede elegir «Todas» o «Las finalizadas» en un margen de tiempo.

Podemos finalizar tareas o volver a activarlas.

Con la App móvil, también es muy sencillo el uso y naturalmente se sincroniza con la aplicación web y viceversa.

También podemos añadir tareas y notificaciones por email.

También podemos enlazar Asana, a nuestro gestor de correo, y así poder incorporar estos a la sección correspondiente de nuestro Cuenta Asana.

10 Razones para usar Asana.

• Es muy fácil de usar, intuitivo y tiene un sistema organizativo muy fácil de entender.
  Puede usarse desde el navegador o desde el móvil, con la App simplificada.
  Y como toda aplicación online, se actualiza y sincronizan automáticamente.
• Puedes usar Asana para lo que quieras. Trabajo, personal, familiar, ideas para el negocio.
  Todo ello según el nivel de segmentación lo puedes hacer creando distintos espacios de trabajo o desde proyectos.
• Organiza todo lo que necesitas.
  Por ejemplo ante un trámite: Crea un proyecto o sección con una lista de tareas con todo lo que tienes que hacer.
  Crea tareas y subtareas con todos los tramites, documentos, e información necesaria.
• Puedes crear plantilla de proyectos(sólo en premium) o usar las plantillas existentes. Usar las plantillas, es una forma rápida de crear proyectos. También podemos usar ficheros CSV para incorporar los proyectos
• Cuando una tarea es recurrente, es decir se repite habitualmente, puedes crear los recordatorios al añadir una fecha de finalización.
• Podemos sincronizar con Google calendar (desde proyecto, copiar enlace el proyecto, para después en Calendar, crear un nuevo calendario.
• Y naturalmente también puede usarse con Gmail, añadiendo la extensión Asana.
• Invitar a colaboradores, que pueden ser tus empleados, o incluso tus clientes o proveedores.
• Podemos incorporar archivos PDB o fotos que se incorporan a tus tareas.
• Todo esto es GRATIS y si te acostumbras descubrirás como la organización y la gestión devuelve tiempo. Pero si necesitas usar mas opciones de Asana, únete a premium.

Asana, una aplicación web «viva».

Esto no lleva a que es una aplicación que cambia y evoluciona constantemente, incorporando o eliminando algunas de las opciones, tanto en la versión gratuita como en premium.

Veamos algunas:

• Una de las que mas me ha llamado la atención es que han modificado la forma de crear las secciones y tareas, antes la secciones terminaban en (:).
• Han mejorado el uso de filtros, para ver solo las tareas que te interesan en ese momento. ¡Céntrate en lo que te interesa!.
• En la App móvil para iOs (apple), se incorpora el reconocimiento de voz. ¡Así la creación de tareas será mas rápida!.
• Se pueden eliminar secciones, incluso aunque tengan tareas sin terminar.
• Incorporación gratis de nuevas plantillas e incluso lista CSV.
• Filtros en la bandeja de entrada para seleccionar Todos- Asignados a mi-@mencionados- Asignados por mí.

Hay muchas mas, pero puedes descubrirlas según las usas. ¡Animo!