Empecemos por conocer, qué aplicaciones tenemos a nuestra disposición, por eso lo he dividido o agrupado en 10 grupos de aplicaciones top para la renovación y cambiar la eficiencia laboral en nuestra oficina.
Por muy «pequeña» que sea nuestra oficina y por poco trabajo que nos dé, siempre es una buena idea, hacerlo de forma que nos ocupe el menor tiempo posible y/o nos permita hacer aquello que nunca encontrábamos el momento para hacer.
¡Empecemos la Renovación!
Por lo general, cuando hablamos de aplicaciones de productividad encontramos el Procesador de Textos, Hoja de Cálculo, Presentaciones, Calendario, Email.
Y precisamente, porque son las imprescindible, todos las conocemos y usamos varias de ellas para nuestro día a día.
Desde luego, la mas usada y la que todos reconocen es Microsoft Office, desde luego cubre en alto porcentaje de las necesidades, pero es de pago, por lo que no todo el mundo está dispuesto a pagar.
Es necesario recordar que para la gestión de la empresa podemos otro tipo de aplicaciones como las que os propongo en este post: Herramientas de gestión.
Vamos a empezar con las herramientas gratuitas de las que disponemos por tener un correo web(webmail) como una cuenta Microsoft o Google(Gmail).
La cuenta Microsoft
El primer grupo de aplicaciones top para la renovación, como sabéis, las cuentas Microsoft han cambiado y entre otras tenemos @hotmail, @live @msn y la última @outlook.
Cuando nos damos de alta, principalmente lo hacemos para usar el correo.
¿Y donde vemos el resto de las aplicaciones que nos ofrece?
En la parte superior izquierda de la ventana del correo vemos el botón de enlace, donde haremos clic para ver el resto de las aplicaciones.
En este momento nos damos cuenta que no usamos todas las aplicaciones de las que disponemos.
Y la pregunta es ¿Me pueden ser útiles?
Si el correo lo tenemos configurado en el móvil, lo normal es que tengamos nuestros contactos móviles.
Lo primero que vemos es que podemos enlazar con Skype, aplicación con la que podemos enviar mensajes, realizar llamadas y video llamadas web.
Al correo viene asociado, el correo, calendario y tareas.
Disponemos de un gestor de calendario y podemos añadir otros calendarios según nuestras necesidades, por ejemplo, personal, trabajo…
También podemos programar tareas, citas, eventos y recibir avisos.
Podemos manejar las notas, con la aplicación OneNote.
En OneDrive, podemos archivar documentos y fotos en la nube, así los tendremos disponibles en cualquier dispositivo con sólo abrir nuestra cuenta Microsoft.
Y cómo no, de Office Web (Word, Excel, PowerPoint) para ver, modificar e incluso, crear documentos, aunque es una versión reducida de la versión de pago.
Sway, aplicación nueva para crear presentaciones que son adaptables a cualquier dispositivo, a la vez que podemos compartir.
Qué nos ofrece la cuenta Google (gmail)
Al igual que Microsoft, Google, en el momento que creamos una cuenta pone a nuestra disposición una serie de aplicaciones.
El correo de Gmail, unido a sus contactos, que se pueden sincronizar con el teléfono, calendarios, donde anotaremos los eventos diarios y tareas.
Youtube, que permite la publicación de videos.
Traductor de diversos idiomas.
Drive, almacenamiento en la nube, documentos y fotos.
Hoja de cálculo, documentos, presentaciones y formularios.
Keep, para gestionar las notas. Blogger, Gsuite almacenamiento profesional.
OpenOffice/LibreOffice
Aplicaciones top para la Renovación: Hoja de Cálculo, procesador de Textos, base de datos, presentaciones, dibujo y fórmulas.
Todas ellas aplicaciones gratuitas y con todas las herramientas que necesitamos para trabajar.
Estas aplicaciones se instalar en el ordenador y la aplicación móvil es OoReader.
Los documentos se graban en el ordenador, pero puede acceder a otros servicios en la nube para archivar y recuperar online los archivos.
Aplicaciones en la nube.
Ya hemos visto que tanto Microsoft como Google, tienes sus aplicaciones en la nube, pero hay mas… que nos vas a permitir mejorar la organización de la información y poder acceder a ella desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
OneDrive.
Aplicación para almacenamiento en la nube, disponible desde la web y para móviles, tiene sus App móvil.
Microsoft ha aumentado la capacidad de almacenamiento gratuito hasta 15Gb. Y para Office 365 hasta 1Tb.
Drive
La apicacion de almacenamiento en la nube de Google. Al igual que Microsoft, subió recientemente la capacidad de almacenamiento gratuito de 7Gb a 10Gb.
Podremos sincronizar los archivos de las carpetas de nuestro ordenador que deseemos, descargando la aplicación de sincronización(Sync).
Dropbox.
Aplicación de almacenamiento en la nube, aunque es la que menos almacenamiento gratuito ofrece, 2Gb y hasta 5Gg, siguiendo ciertas instrucciones que te va marcando, pero para mi es la que mejor funciona la sincronización.
Si trabajas en el ordenador y no tienes conexión, te permite trabajar libremente, para que en cuanto haya conexión, sincronizar en todos los dispositivos.
Box.
Muy similar a Dropbox. Admite hasta 5Gb en su versión gratuita, también su aplicación para la sincronización y permite desde la web, crear documentos de distintos tipos.
Calendarios y/o agendas.
Otras de las aplicaciones imprescindibles para la productividad y gestión del tiempo.
Tener un sistema donde organizar nuestro día, con recordatorios y administrador de tareas.
Aquí va a variar mucho el trabajo de cada uno. Habrá quien tiene muchas tareas que organizar y quien pocas.
Pero aunque sean pocas es importante tenerlas organizadas.
Outlook/Calendar
Naturalmente las 2 aplicaciones que van unidas a Microsoft y Google respectivamente.
Es una forma sencilla para empezar a familiarizarse con la organización, las tareas y las notificaciones.
Son fáciles de sincronizar en todos los dispositivos, y sobre todo a mejorar la eficiencia labora.
OneNote.
Aplicación de notas de Microsoft, a a servir de complemento al calendario Outlook nos va permitir guardar notas de recordatorios.
Y desde el móvil las notas van a ser de diversos tipos, texto, voz, audio, imagen.
Evernote.
Aplicación gratuita para la gestión de las notas, pero Evernote es mucho mas que notas.
Tiene una versión web, que podrás acceder desde cualquier ordenador, también tiene una versión para instalar en el ordenador y su App para móviles y tablet.
Mantiene una sincronización perfecta entre todos los dispositivos, en la versión gratuita sólo 2.
Y a mí, me encanta su complemento Clipper, que va a permitir guardar artículos de la web, o correos web, como notas para poder leerlos fácilmente y en cualquier momento.
Trello/Asana
Para los que llevamos la agenda a otro nivel, y nos es necesario un control exhaustivo, estas 2 aplicaciones nos van a permitir llevar ese control de nuestras tareas y proyectos.
Las 2 tienen una versión gratuita.
Video conferencia para reuniones.
Y no es necesarios moverse del despacho para tener reuniones.
Las reuniones en grupo a través del móvil, tablet u ordenador, ya son algo habitual, incluso en las conversaciones personales y familiares.
Skype
La aplicación para video conferencias de Microsoft, que permite conversaciones con varios interlocutores.
Permite compartir pantalla, documentos y si el video no es posible, el chat escrito.
Zoom
Existen muchas mas de características parecidas, pero he elegido esta ya que es sencilla de manejar.
Permite crear portales para la reunión y enviar correos a los invitados para acceder a esa reunión.
Las reuniones 1 a 1 son gratuitas y no tienen límite de tiempo, pero las reuniones con mas participantes tienen un límite de 45mn, a partir de ahí son de pago.
Aplicaciones para envío de correos.
Cuando necesitamos enviar a nuestros clientes ofertas, promociones , invitaciones, recordatorios o felicitaciones, desde las aplicaciones de correo, a veces es un poco complicado, pero existen aplicaciones que nos permiten automatizar esas tareas.
Son gratuitas has un cierto número de clientes o un determinado número de envíos.
Nota: no olvidar que los email, deben cumplir la LPD, hay que tener el consentimiento de del destinatario.
Acumbamail.
Permite crear correos electrónicos totalmente «responsive», es decir, que se adaptan al tamaño de la pantalla.
Tiene plantillas que puedes adaptar a tus necesidades, incluyendo tus imágenes, logos, textos…
El envío puede ser a una o a varias listas, y dentro de la lista a todos los de la lista o podemos seleccionar a algunos.
También permite programas en envío. Tras cada envío pone a tu disposición datos de cómo ha ido cada envío, los abiertos, leídos, rechazados…
Mailrelay/Mailchimp.
Que además de las anteriores características permite unir web o blog, esas listas.
Normalmente, cuando se recogen datos desde la web.
Para las Redes Sociales.
Si mantienes redes sociales dedicadas a tu trabajo, lo normal es que tengas que preparar publicaciones en las distintas redes.
También tenemos a nuestra disposición aplicaciones que nos permiten preparar las publicaciones para distintas redes y publicarlas en el momento que nosotros indiquemos.
Hootsuite.
Aplicación gratuita, que permite hasta 3 redes sociales, para incluir mas, es de pago. Y donde mas limitada es la versión es en el tema de las estadísticas.
Buffer.
Similar a hootsuite. En su versión gratuita también permite 3 redes sociales y está limitada en el tema de las estadísticas.
Google Analitics
Aplicación google que nos permite ver el funcionamiento de nuestra página web, visitas, desde qué dispositivo, donde…
Para llevar en el móvil.
Todas las aplicaciones que hemos visto, tienen su App móvil, pero en este caso vamos a ver 2 aplicaciones para móvil, mas ligadas a la función de scanner que aplicación de gestión.
Todos en algún momento hemos hecho una foto de un documento, que necesitamos para el trabajo, y estas dos aplicaciones les da una nueva utilidad.
CamCard
Aplicación que escanea tarjetas de visita y permite pasarlas a contactos sin operaciones intermedias.
CamScanner.
Aplicación móvil para escanear documentos guardándolos en formato PDF.
La verdad, es que puede servir como escáner tanto en la oficina como cuando estas fuera de ella.
Otras aplicaciones «muy» útiles.
Canva.
Si no eres un gran diseñador, es la aplicación ideal para hacer diseños de logos, documentos, colajes, fotos para redes.
Pixbay
Para descargar imágenes de forma gratuita y utilizables para tus diseños.
Calendly.
Aplicación que nos va a permitir organizar nuestras reuniones permitiendo elegir, a la persona que nos solicita una reunión, una hora entre las que tenemos como disponibles.
TeamViewer
Para poder conectarte con tu ordenador desde otro ordenador o dejar que otro se conecte a tu ordenador.
¿Qué opinas de las aplicaciones Top para la renovación? Aunque parecen muchas, y lo son, existen muchas más.
¿Cuáles usas tú?
¿Y cuáles no, pero te gustaría implantar a tu trabajo diario?
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