Gmail, el 📨 correo web de Google, del que disponemos en el momento que creamos una cuenta Google.

Todos sobemos usar el correo desde el ordenador y desde el móvil. Enviar, Recibir, Contestar, guardar, añadir contactos… Las funciones básicas de Correo Electrónico, pero hay utilidades poco conocidas de gmail.

Google cambio el aspecto de su 📨correo Web, y no quitó el acceso directo a los contactos, dejando estos como una aplicación mas de Gmail. Accesible desde el botón

En cambio, el calendario, las tareas y las notas, las añadió en una nueva barra en el lado derecho de la pantalla. Esta barra la hacemos visible des el botón [>] en la parte inferior.

Si no conoces las opciones básicas puede ver el siguiente PDF ilustrativo. Archivo Gmail

Veamos la 8 utilidades👍poco conocida de Gmail.

Organizar los emails: etiquetas y pestañas.

Gmail, por defecto nos muestra la lista de correos Recibido en la pantalla por defecto, vemos en negrita los email que todavía no hemos abierto y en letra normal, los que al menos hemos abierto.

Pero podemos cambiar esa apariencia desde configuración (⚙).

En la opción <Configurar bandeja de entrada> podemos cambiar añadiendo o quitando las pestañas de la parte superior de las lista de email.

Sólo con marcar o desmarcar las casillas, aparecerán o desaparecerán las pestañas.

Si está marcada la casilla de <Mostrar los destacados también en principal>, se verá en Recibidos, también los destacados.

En la etiqueta de 📨recibidos, al hacer clic sobre la flecha despegable 🔽 nos muestra una ventana donde podemos elegir el orden en el que se muestran los correos.

Puedes ver como funciona en el video:

Programas respuestas automáticas.

¿Para qué nos va a servir?

Lo primero que se nos ocurre es para respondes a nuestros correos cuando estamos de vacaciones o vamos a estar un tiempo sin poder atender lo email.

De esta forma anunciamos a quien nos envía correos, que no van a ser atendidos de inmediato, o pedir que los envíen a otra dirección indicada, por ejemplo.

¿Cómo lo hacemos👍

Desde el botón de configuración ( ⚙), elegimos <Configuración>/<General>

Tenemos que bajar en la pantalla hasta el final para ver esta opción:

• Tenemos el botón de opción de Habilitar/DesHabilitar esta opción.
• Las fechas entre las que queremos que esté activo el mensaje.
• El asunto del correo
• El mensaje propiamente dicho.
• Una casilla de verificación, que si marcamos, éste mensaje sólo se enviará a las personas que figuran en Contactos.
• Y que no se nos olvide ✅  Guardar Cambios.

Crear correos automáticos.

En mucha  ocasiones lo correos que escribimos son muy similares, por ejemplo, cuando solicitamos un presupuesto.

¿Cómo hacerlo?

• Previamente, hacemos clic sobre configuración ( ⚙), y en la opción <configuración>/<configuración avanzada>.
• Vemos una lista de opciones para Activar/DesActivas, en este caso buscamos y Activamos «Respuestas predefinidas (plantillas)».
• No olvidar «Guardar los Cambios».
• Una vez hecho esto, vamos <Redactar> un nuevo correo. Sin añadir destinatario, Escribimos el Asunto y el Cuerpo del mensaje.
• Una vez escrito el mensaje, en la barra de herramientas del mensaje, hacemos clix en <Mas Opciones>.
• Elegimos <Respuestas predefinidas>/<Guardar Borrador>.
• Damos nombre al borrador . ✅Y guardamos.

Podemos repetir, con cuantas plantillas queramos.

A partir de aquí, cada vez que queramos usar una de las plantillas creadas:

• <Redactar> nuevo mensaje, para entrar en borrador.
• En la barra de herramientas, <Mas Opciones>.
• <Respuestas Predefinidas>/<nuestra plantilla>.
• Y completar con el texto que necesitemos añadir, o simplemente <Enviar>👍

Respuestas inteligentes.

¿Que son?

Cuando recibimos un correo, al final del mensaje, nos encontramos con 3 botones que al hacer clic, sobre uno de ellos, genera un mensaje, por lo que sólo tenemos que completar el correo o enviar el email directamente.

Su nombre se debe a que Gmail analizan el texto del mensaje recibido y crea tres respuestas o alternativas para responder al correo en base a su contenido. Y mejor, es que según usamos,  Gmail es capaz de aprender de nuestras respuestas y mejorar aún más.

¿Cómo hacerlo?

Para que estos botones aparezcan en nuestros mensajes tendremos que:

• Ir al botón de configuración( ⚙).
• En <Configuración>/<General>.
• Activamos <Respuesta inteligente>
• ✅¡Guardar cambios!

A partir de este momento los correos que enviemos, también llevarán los botones de respuesta inteligentes.

Crear reglas automáticas.

La forma más fácil de crearlas es desde la barra de búsqueda.

• Escribimos el texto a buscar y en lugar de pulsar en la «lupa», hacemos clic en la flecha de de despegar (🔽 ).
• Así nos mostrará las opciones de búsqueda.
• Una vez rellenado, hacemos clic sobre el botón crear filtro.

Pero donde podemos consultar los filtros que 📨hemos creado es en configuración( ⚙).

• En el menú, elegimos <Configuración>/<Filtros y direcciones de bloqueadas>.
• Podemos ver los filtros creados, o crear nuevos filtros. Nos aparecerán las opciones del filtro desde la barra de búsqueda.
• Y los correos que tenemos bloqueados, normalmente por el spam.

Con los filtros, podemos crear reglas automáticas para:

• Omitir Recibidos (Archivarlo).
• Marcar como leido.
• Destacar.
• Aplicar la etiqueta: <elige una etiqueta> (elegiremos la etiqueta donde mover el email.).
• Reenviar: <agregar dirección de reenvío>. Pondremos la dirección a la que se reenvían.
• Eliminar.
• Nunca enviarlo o Spam.
• Enviar respuesta almacenada: <elegir respuesta almacenada…> (si tenemos creadas respuestas automáticas, podemos elegir una).
• Marcar siempre como importante.
• Clasificar como: <elige una categoría…> (principal, social, notificaciones…).
• Aplicar también el filtro a (x) conversaciones que coincidan con los criterios.

Configurar Gmail para cuentas de tu dominio.

Una de las características del servicio de correo gratuito de Google «Gmail» es que permite configurar cuentas de correo de dominios propios en un Hosting,  para que el correo sea recibido externamente en este cliente de correo web de forma que nos sirva de almacén de correos cuando el espacio en el Hosting es limitado (que siempre lo es).

La ventaja más importante que podemos encontrar al hacer uso de Gmail como cliente de correo, es la centralización de varias cuentas de correo, ya sean de Gmail, de otros servicios, o de un dominio propio, así como disponer de un almacén de correos que perdurará en el tiempo, sirviéndonos de histórico de consulta de correos, que además dispone de un excelente sistema de etiquetado y clasificación.

¿Cómo lo hacemos?

Desde configuración( ⚙).

• <Configuración>/<Cuentas e importación>.
• Consultar el correo de otras cuentas.
• Agregar una cuenta de correo electrónico.
• Y seguir los pasos de configuración según las indicaciones de nuestro servidor de correo.
• Guardar los Cambios✅.

Así podemos recibir los correos en Gmail.

Y al contrario.

Pero también disponemos de la opción contraria, y es la de recibir los correos de Gmail en otros «correo cliente».

Desde configuración( ⚙).

• <Configuración>/<Reenvío y configuración> POP/IMAP.
• Podemos hacer que nos reenvíe los correos a otra cuenta.
• O, preparar para la configuración POP/IMAP,
• Guardar los cambios.

Conectar Gmail a otras aplicaciones.

En ocasiones, puede ser interesante conectar o poder acceder de una forma sencilla a otras aplicaciones que usamos en nuestra gestión personal o de proyectos, como Evernote, Trello o Asana, al igual que tenemos acceso a Calendar o a Tareas.

¿Cómo lo hacemos?

Desde configuración( ⚙).

• <Obtener complementos> o <Configuración>/<Complementos>.
• Buscamos el deseado, entre los que nos ofrece, e instalamos.

Otras extensiones de Gmail.

Cuando elegimos un complemento, vemos que tenemos otros muchos a nuestra disposición.

Yo uso habitualmente, Boomerang, o Right Inbox, para programar el envío de ciertos correos. Ambas son extensiones de Chrome.

MailTrack, si loe que quieres es conocer cuándo se abren lo correos que has enviado.

Y también para personalizar mas los correos que envío a mis clientes suelo usar Gmail Merge (gmass), para cambiar texto y nombres u otra información.

Pero si lo que necesitas es algo mas completo Personal CRM and Mail Merge.

Firmar los correos.

Para añadir la firma a nuestros email, o incluir en todos los datos obligatorios de la protección de datos en los email.

Para crear la firma lo hacemos desde configuración en Genera, bajamos hasta la firma.

• Habilitamos la firma.
• Creamos el contenido de la firma
• Y ✅ guardamos los cambios.

Resumen.

Como ves, Gmail es mucho mas que enviar y recibir correos.

El fin de todo esto es incorporar a tu gestión diaria las utilidades poco conocidas de Gmail. Pero sólo las que mejor se adaptan a tu rutina diaria para conseguir mejorar la productividad de forma que transmitiremos mayor eficiencia y presencia a nuestros clientes.

Existen extensiones y web, que nos permiten mejorar todo esto, por ejemplo incorporar párrafos completos predefinidos con una combinación de teclas.

O crear reglas y distintas actuaciones según distintos sucesos (IFTTT)

¡Trabajemos juntos en tu renovación digital! Nines Araúzo y tu.